È necessario tenere conto di alcuni Elementi di Comunicazione Efficace nei Gruppi di Lavoro perché questi funzionino al meglio.

La comunicazione è il processo chiave che permette lo scambio di informazioni finalizzato al raggiungimento di un risultato. Affinché possa funzionare al meglio bisogna tenere a mente che i gruppi di lavoro sono formati da persone, che oltre le competenze, portano con sé il proprio bagaglio di emotività. Sono sufficienti comunque pochi elementi di comunicazione efficace per far funzionare la comunicazione in un gruppo di lavoro, gestendo al meglio i conflitti che possono emergere, e mantendo alta la produttività.

Ne proponiamo 4.

1. Usare un linguaggio orientato a chi deve ricevere il messaggio

È cura di chi trasmette il messaggio che questo venga comunicato in modo tale che possa essere recepito al meglio dal destinatario. Per fare questo bisogna tenere sempre presente che l’altro ha una visione del mondo diversa dalla propria, e a partire da questo assunto, sarà più facile accertarsi che il messaggio sia ricevuto per come si intende inviarlo, tramite l’uso strategico delle domande.

Di seguito 3 importanti strumenti:

1.A Ascolto Attivo

L’Ascolto Attivo è un atto intenzionale che prevede un elevato grado di attenzione e partecipazione comunicativa, al fine di cogliere pienamente quanto l’altro comunica esplicitamente e implicitamente, oltre che a livello verbale e non verbale.

1.B Feedback

È il segnale di ricezione e comprensione del messaggio. Serve per confermare di aver capito recepito il messaggio e ad orientare la comunicazione. Ad esempio ricapitolare più fedelmente possibile ciò che l’altro ha comunicato chiarisce subito agli interlocutori se la comunicazione è andata a buon fine. È parte fondamentale dell’Ascolto Attivo.

1.C Domande

Porre domande evita che restino parti del messaggio inespresse, o sottintese, o fraintese. Chiedere ad esempio ‘cosa ne pensi?’ spinge l’altro a confermarci o meno l’avvenuta ricezione del messaggio. È anche questa una parte fondamentale dell’ascolto attivo.

2. Parlare dei fatti, non delle persone.

Accade sempre, in ogni progetto, che avvenga qualche errore, disguido, incomprensione o che qualche task non venga espletato come atteso. In questi casi è opportuno esaminare e discutere dei fatti senza dare colpe o giudizi sulle persone per evitare chiusure o atteggiamenti di difesa che non permettono di agire sui fatti che hanno prodotto un risultato inatteso.

3. Prestare attenzione al Linguaggio non verbale

È importante imparare a gestirlo e allinearlo agli obiettivi, perché il linguaggio non verbale ha un enorme peso negli scambi tra le persone ed è considerato la vera fonte dell’informazione sulla relazione. Il linguaggio non verbale è quindi capace di potenziare la comunicazione, indebolirla o renderla ambigua (causa quest’ultima di bassa fiducia e sinergia).

Parliamo di linguaggio paraverbale, legato alla voce, come il timbro della voce, volume, ritmo ecc., e di linguaggio non verbale, legato al corpo, come la postura, mimica, gestualità ecc.

4. Evitare le distrazioni

Potrà sembrare una raccomandazione banale, ma oggi siamo circondati da elementi che sono fonte di distrazione continua, principalmente legati al nostro rapporto con le nuove tecnologie. Silenziare quindi telefoni, smartphone, tablet, notifiche di ogni genere per tutto il tempo dello scambio comunicativo faciliterà la comprensione e darà di certo all’altro la sensazione di avere il valore del tempo a lui interamente dedicato.